문서 관리가 부족하면 내부 효율성이 손상되고 회사는 중요한 데이터가 손실될 위험이 있으며, 최악의
경우 규정을 준수하지 않아 재정적 처벌을 받을 수 있습니다. Revver 및 M-Files와 같은 최신 문서 관리 소프트웨어(DMS)는 모든 문서를 한곳에 안전하게 저장하고 직원이 필요에 따라 쉽게 찾아 검색할 수
있도록 하여 이러한 문제를 해결합니다. 귀사에 가장 적합한 문서 관리 소프트웨어를 찾을 수 있도록 돕
기 위해 저희는 모든 최고 플랫폼을 수십 시간 동안 조사했습니다. 저희는 기능과 사용 편의성부터 비용과 사용자 정의 가능성까지 다양한 요인을 서로 비교했습니다.
문서 관리 소프트웨어란 무엇이고, 어떤 역할을 하나요?
문서 관리 소프트웨어를 사용하면 어떤 이점이 있나요?
- 보안 강화: 문서 관리 소프트웨어는 기록을 저장, 분류, 검색 및 액세스하는 더 나은 방법을 제공합니다. 또한 관리자가 특정 파일을 권한에 따라 제한하여 해당 문서에 액세스해야 하는 사람만 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.
- 어디에서나 변경 사항을 만들고 추적할 수 있는 기능: 파일은 어디에서나 반복적으로 편집하고 업데이트할 수 있습니다. 대부분의 애플리케이션에는 버전 관리 기능이 있어 사용자는 문서의 수명 주기 전반에 걸쳐 발생한 변경 사항을 추적할 수 있습니다.
- 개선된 협업 및 워크플로 자동화: 대부분의 애플리케이션에서 종이 문서를 디지털 버전으로 스캔한 다음 플랫폼에 저장합니다. 최고의 프로그램은 팀이 원격으로 24시간 내내 협업할 수 있는 능력을 향상시킵니다. 또한 비즈니스를 원활하게 운영하는 데 필요한 모든 문서를 쉽게 만들고, 편집하고, 검토하고, 승인할 수 있는 워크플로 자동화 도구도 제공합니다.
- 친환경성: 문서 관리 시스템은 디지털 마케팅 도구를 위한 혁신적인 제품 페이지 도움이 되는 도구를 제공합니다 . 종이 없는 워크플로의 다양한 단계를 처리하기 위해 여러 프로그램을 사용하는 대신, 이 소프트웨어는 단일 인터페이스에서 필요한 모든 기능을 제공합니다.
- 쉬운 가져오기: 대부분의 애플리케이션에는 스캐너와 인터페이스하는 이미징 도구가 포함되어 있어 문서를 스캔하여 중앙 문서 저장소 로 직접 가져올 수 있습니다. 종이 문서를 스캔하는 것 외에도 많은 시스템에서 PDF, 워드 프로세싱 파일, 스프레드시트, 이미지 파일 및 기타 여러 파일 형식 등 대부분의 디지털 문서를 가져올 수 있습니다. 문서가 시스템에 가져오면 사무실의 다른 사람과 많은 경우 사무실 외부의 개인이 액세스할 수 있는 데이터 저장소에 저장됩니다.
소프트웨어에는 몇 가지 유형이 있습니까?
- 콘텐츠 관리: 이 시스템은 디지털 콘텐츠를 만들고, 구성하고, 게시하는 데 중점을 둡니다. 일반적으로 웹사이트, 인트라넷 및 디지털 출판물에 사용됩니다. 콘텐츠 관리 시스템은 협업적 콘텐츠 생성을 가능하게 하고 버전 제어 기능을 제공합니다.
- 워크플로 관리: 워크플로 관리 소프트웨어는 문서 기반 비즈니스 프로세스를 자동화하고 추적합니다. 검토, 승인 또는 조치를 위해 적절한 사람에게 문서를 라우팅합니다. 이 시스템은 운영을 간소화하고 문서 처리의 전반적인 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.
- 기록 관리: 기록 관리 시스템은 공식 비즈니스 기록의 수명 주기를 관리하여 법률 및 규제 요구 사항을 준수합니다. 이러한 시스템에는 중요한 문서의 보관, 처분 및 안전한 보관 기능이 포함됩니다.
- 문서 이미징 시스템: 이 유형의 시스템은 스캐닝을 통해 물리적 문서를 디지털 형식으로 변환합니다. 종종 검색 가능한 텍스트를 생성하기 위해 광학 문자 인식(OCR) 기술이 포함됩니다. 문서 이미징 시스템은 디지털화된 문서의 저장, 검색 및 배포를 용이하게 합니다.
- 정보 관리: 정보 관리란 데이터 처리의 다양한 측면을 포괄하는 더 광범위한 시스템입니다. 조직 내의 모든 유형의 정보를 정리, 저장 및 검색하는 데 중점을 둡니다. 이러한 시스템은 종종 여러 도구를 통합하여 정보 자산을 관리하기 위한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
우리의 최고 추천 목록에 있는 대부분의 문서 관리 시스템은 이러한 유형의 시스템 중 하나 이상의 기능
을 결합합니다. 가장 좋은 시스템은 위에 설명된 작업의 대부분, 아니면 전부를 수행할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어 비용은 얼마인가요?
일부 회사에서는 온프레미스 솔루션과 클라우드 기반 솔루션을 혼합한 하이브리드 모델을 제공합니다.
문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법
가격과 전반적인 가치를 고려하세요
가격 책정과 구독 플랜을 평가할 때, 단순히 스티커 가격만 고려하지 마세요. 가장 저렴한 옵션을 선택하
고 싶을 수 있지만, 대신 전반적인 가치에 대해 생각해보세요. 어느 플랫폼이 가장 큰 가치를 제공할까
요? 시장에서 가장 낮은 가격이 아니더라도 비용 효율적인 가격대에서 필요한 모든 것에 액세스할 수 있는지 확인하세요.
“저렴함은 확장성에 대한 필요성과 균형을 이루어야 합니다. 대부분 회사는 단순히 가장 저렴한 옵션을
원하지만, 이러한 회사가 확장할 이지스 슈즈 때 이는 단기적인 이점이 될 수 있습니다.” Zibtek의 설립자인 캐시 메
릴의 말입니다. “숨겨진 비용 없이 가격 책정에 유연성을 제공하는 구조를 찾으세요.”